Karena teknologi terus memberi kita perbaikan dan lebih banyak akses ke informasi, kebutuhan kita akan evolusi berkelanjutan dalam cara kita menyimpan dan memelihara informasi penting telah berubah. Jika kita kembali hanya beberapa dekade, kita akan mengingat masa ketika satu-satunya cara untuk berkomunikasi secara tertulis adalah dengan mesin tik, pita tinta, dan kertas – banyak sekali kertas. Karena proses yang terlibat untuk menyusun memo, kami hanya menghasilkan lebih sedikit.
Pentingnya Sistem Perusahaan dalam Bisnis Digital
Tetapi sekarang kita dapat mendistribusikan komunikasi kritis hanya dengan menekan satu atau dua tombol, kita memiliki lebih banyak informasi daripada yang kita tahu harus dilakukan; secara harfiah. Dengan sistem suara ke teks yang memungkinkan kita untuk mentranskripsikan pemikiran verbal kita langsung ke dalam tulisan, dan generasi muda yang tumbuh dengan akrab dengan keyboard dan media sosial, orang dapat berkomunikasi dengan lebih baik, dan lebih cepat.
Jadi, apa artinya bagi perusahaan besar yang perlu memastikan aksesibilitas dan ketersediaan data dalam jumlah besar, sepanjang waktu? Bagi banyak orang, asumsinya adalah bahwa sistem Enterprise Content Management (ECM) akan diperlukan untuk menjaga ketertiban dan menghindari kekacauan semua karyawan dengan memanfaatkan pendekatan unik mereka sendiri untuk penyimpanan dan keamanan dokumen. Dan secara historis, ECM telah menjadi pendekatan yang tepat untuk memungkinkan pencarian data, baik terstruktur maupun tidak terstruktur, dalam dokumen. Untuk organisasi besar, diasumsikan bahwa solusi bergaya perusahaan atau berlabel perusahaan adalah apa yang diperlukan untuk memindai, menganalisis, menangkap, menyimpan, berbagi, dan mengamankan informasi yang dikembangkan dalam organisasi.
Alat DMS Modern Memiliki Kemampuan yang Dapat Diskalakan
Untungnya, sebagian besar alat Perangkat Lunak Manajemen Dokumen (DMS) di masa lampau telah berkembang seiring waktu, menawarkan kemampuan yang dapat diskalakan yang dapat dimanfaatkan di seluruh perusahaan. Faktanya, alat DMS dengan fitur pindai ke PDF canggih yang ada di dalamnya, menawarkan kemampuan yang sama seperti sistem gaya EMS yang dihormati.
- Alat DMS saat ini bersifat seluler, memungkinkan pekerja yang sedang dalam perjalanan untuk bekerja di tempat yang paling nyaman bagi mereka. Seiring dengan munculnya laptop, sistem DMS, dengan desain, terintegrasi dengan layanan cloud seperti Google Drive, OneDrive, dan Dropbox, yang berarti bahwa dokumen dapat diakses melalui DMS, ke mana pun Anda atau karyawan Anda pergi.
- Pengenalan karakter optik (OCR) yang dibangun di dalam DMS memudahkan pengguna untuk menemukan apa yang mereka cari. Bahkan dokumen “jadul” yang dulunya hanya ada di atas kertas, saat dipindai ke dalam DMS dapat disematkan dengan kemampuan OCR, yang berarti bahwa PDF ini dapat dicari, menghemat waktu dan sumber daya yang berharga karena karyawan dapat dengan cepat menemukan apa yang mereka cari untuk.
- Keamanan tetap menjadi perhatian utama bagi para analis teknologi informasi (TI) dan para pemimpin bisnis. Tetapi dengan DMS yang tepat, Anda dapat mewarisi semua pengaturan folder dan file yang biasa Anda gunakan, dengan lebih baik. Ini berarti lebih sedikit kurva pembelajaran bagi karyawan Anda dan penerapan yang cepat di seluruh organisasi. Tautan ini dapat membantu Anda mempelajari lebih lanjut.
Bisnis dari Semua Ukuran Membutuhkan DMS yang Komprehensif
Alat DMS yang skalabel dapat memenuhi kebutuhan ECM yang lebih tradisional, memastikan bahwa saat Anda pertama kali mengadopsi DMS, Anda tidak perlu beralih ke alat lain saat perusahaan Anda berkembang. Dengan DMS yang tepat, sistem dokumen Anda akan berkembang bersama Anda. Dan, saat kebutuhan Anda berubah, DMS Anda juga dapat memberi Anda fitur dan kemampuan baru yang telah ditambahkan di balik layar (sangat berguna dan bermanfaat dalam model SaaS), atau yang sebelumnya tidak Anda gunakan.
Faktanya, dalam banyak kasus, DMS dapat diluncurkan ke satu divisi dari suatu organisasi sehingga praktik terbaik dan daftar pertanyaan dan jawaban dapat ditangkap, dan kemudian pembelajaran tersebut dapat dimanfaatkan untuk diluncurkan ke seluruh perusahaan. Jadi, untuk memastikan Anda memilih DMS yang tepat untuk organisasi Anda yang sedang berkembang, pastikan bahwa kemampuan berikut ada:
- Input dokumen, pengindeksan, pencarian, dan pemrosesan
- Fitur keamanan termasuk jejak audit, hak akses lanjutan, kemampuan enkripsi, dan pengindeksan
- Otomatisasi alur kerja dengan pemrosesan berbasis aturan untuk dokumen masuk
- Dasbor pengguna yang intuitif
- Penyesuaian untuk memperhitungkan nuansa yang mungkin ada dalam organisasi Anda
- Kemampuan Scanning dengan OCR
- Kemampuan untuk mengirim email dan berbagi konten langsung dari DMS, dengan integrasi ke alat Microsoft Anda
- Kemampuan untuk mengunggah baik secara manual atau massal
- Kemampuan ramah seluler sehingga karyawan Anda dapat mengakses dan mengedit dokumen saat dalam perjalanan
Solusi FileCenter untuk Perusahaan
Jika Anda mengantisipasi bahwa bisnis Anda akan tumbuh, dan Anda menginginkan DMS yang dapat tumbuh bersama Anda, FileCenter DMS adalah pilihan yang sangat baik. FileCenter dikenal sebagai pemimpin berbiaya rendah dan bereputasi baik dalam ruang pengelolaan dokumen, menawarkan fitur judi bola dan harga yang tidak dapat dipenuhi oleh pesaing mereka.
- Mudah Dipasang – Seringkali, organisasi menunda penerapan DMS karena mereka mengkhawatirkan jumlah waktu yang diperlukan, dan gangguan yang dapat ditimbulkannya pada bisnis. Tetapi FileCenter mudah diluncurkan. Yang diperlukan hanyalah mengunduh file penyiapan, dan Anda siap untuk mulai bekerja. Sistem ini memanfaatkan Windows untuk menyimpan file, yang menghilangkan kebutuhan akan database yang kompleks.
- Mudah Dipelajari – Jangan mengkhawatirkan pembelajaran yang panjang atau kurva adopsi. FileCenter berusaha untuk menjadi seintuitif mungkin, dengan antarmuka pengguna yang sederhana yang mudah dikuasai oleh karyawan dari semua tingkatan dengan cepat. Selain itu, pelatihan online tersedia, dan ada berbagai alat bantuan mandiri yang tersedia, yang dibuat oleh spesialis dukungan teknis.
- Mudah Didompet – FileCenter dikenal sebagai pemimpin berbiaya rendah di industri DMS. Tapi, biaya rendah itu bukan berarti kualitasnya rendah. Testimoni pelanggan menunjukkan bahwa banyak pelanggan tidak akan memilikinya dengan cara lain, dan melihat FileCenter sebagai komponen penting dalam operasi bisnis mereka.
Ketika Anda memulai bisnis, Anda tidak pernah tahu kemana perginya. Dan, meskipun Anda berharap ini akan berhasil, dan Anda mencurahkan darah, keringat, dan air mata untuk membuatnya sukses, bersandar pada pakar bisnis di bidang manajemen dokumen dapat menghilangkan stres dan inefisiensi dalam operasi bisnis Anda. Ini berarti Anda bisa menjadi bisnis yang menguntungkan, lebih cepat.
