Untuk bisnis kecil dan menengah, mengotomatiskan beberapa proses perusahaan mungkin terdengar seperti proses yang menakutkan. Namun, proses otomatis berfungsi sebagai perantara untuk tim Anda. Mereka berfungsi seperti pekerja magang yang Anda tetapkan untuk semua pekerjaan berulang dan menjengkelkan yang harus dilakukan.
Mereka dapat menyaring prospek, mengingatkan tim penjualan untuk menindaklanjutinya, secara otomatis memasarkan organisasi, mengirim balasan, dan menghemat waktu secara umum. Mengotomatiskan proses bisnis Anda membantu Anda menangani hal-hal kecil sehingga Anda dan tim Anda dapat fokus pada tugas yang lebih penting dan produktif.
Manfaat otomatisasi yang menghemat waktu tidak ternilai harganya. Itulah mengapa bisnis diperkirakan akan menghabiskan sebanyak $11,2 miliar untuk itu pada akhir tahun 2020. Tetapi otomatisasi tidak harus terjadi sekaligus, juga tidak harus menguras akun Anda.
Tiga Langkah untuk Otomatisasi Bisnis yang Sukses
Langkah-langkah ini dapat diulang sebanyak yang Anda butuhkan sampai proses bisnis Anda otomatis sesuai dengan keinginan Anda.
Langkah 1: Memilih Proses dan Menetapkan Tujuan
Bahkan sebelum memikirkan tentang bagaimana Anda ingin mengotomatiskan bisnis Anda, Anda harus terlebih dahulu memikirkan apa yang ingin Anda otomatisasi dan mengapa. Yaitu, proses apa yang ingin Anda otomatisasi, dan mengapa Anda ingin mengotomatiskannya? Menurut Anda, tujuan apa yang dapat dicapai dari mengotomatiskan tugas-tugas ini?
Ini penting karena beberapa tugas tidak boleh diotomatiskan. Setiap proses yang membutuhkan pemikiran atau pertimbangan tentang keinginan, kebutuhan, sasaran, dan keinginan pelanggan tidak boleh diotomatiskan. Beberapa departemen, seperti pemasaran, membutuhkan otomatisasi, terutama saat melakukan tugas hafalan untuk prospek. Strategi seperti pemasaran percakapan membutuhkan otomatisasi dalam jangka panjang.
Tetapi beberapa tugas membutuhkan kreativitas yang hanya dapat dibawa oleh pikiran manusia. Ada beberapa aplikasi dan perangkat lunak yang mengklaim dapat menangani tugas-tugas seperti itu. Namun, ketika berurusan dengan pelanggan secara pribadi, mesin tidak akan dapat mengikutinya.
Saat Anda menguraikan proses yang membutuhkan otomatisasi, Anda perlu membuat tolok ukur yang akan mengukur kemajuan Anda. Menilai kemajuan Anda akan memberi Anda lebih banyak wawasan tentang area itu, dan apakah otomatisasi itu sepadan atau tidak. Anda mungkin akan memiliki ukuran yang berbeda untuk setiap proses otomatis, dan mengukur KPI harus sederhana. Menanyakan beberapa pertanyaan dari klien atau pekerja sudah cukup.
Langkah 2: Memilih Alat untuk Otomatisasi
Ada ribuan perangkat lunak dan alat otomatisasi di luar sana, tetapi Anda tidak bisa hanya memilih secara acak. Anda mempercayakan sebagian bisnis Anda ke alat ini, sekecil apa pun bagian itu. Anda harus memilih perangkat lunak yang dapat dipercaya. Jadi, berikut adalah beberapa tip untuk memilih software otomasi yang sangat baik untuk bisnis Anda:
- Buat garis besar apa yang Anda perlukan perangkat lunak itu untuk melakukannya. Tentukan fitur spesifik yang ingin Anda lihat di dalamnya. Jika Anda tidak yakin, Anda dapat bertanya kepada ahlinya.
- Pastikan bahwa perangkat lunak otomatisasi pilihan Anda dapat dengan mudah diintegrasikan dengan perangkat lunak lain yang Anda jalankan di dalam perusahaan.
- Pilihan perangkat lunak otomatis yang sangat baik harus mudah dioperasikan. Atau setidaknya, itu tidak boleh membuat Anda ingin merobek rambut Anda karena frustrasi. Anda harus bisa mengaturnya dengan mudah.
- Sejalan dengan poin terakhir, perangkat lunak Anda harus memiliki unit layanan pelanggan yang akan menangani masalah apa pun yang muncul. Jika tidak memiliki unit seperti itu dan perangkat lunak mengalami masalah apa pun, itu bisa menjadi bencana bagi perusahaan.
- Pilih alat dengan risiko ketidakamanan serendah mungkin. Perangkat lunak otomatis perlu memiliki perlindungan terhadap peretas dan pembobolan. Anda juga dapat menguji perangkat lunak Anda untuk menemukan bug apa pun dan memastikannya berfungsi dengan baik.
Langkah 3: Menjaga Tab
Anda perlu menindaklanjuti meninjau perangkat lunak otomasi. Anda dapat melakukan ini dengan membandingkan hasil sebelum otomatisasi dengan hasil setelah otomatisasi menggunakan KPI yang dibuat. Setelah beberapa bulan, Anda akan melihat peningkatan produktivitas paling tidak. Perbandingan ini juga akan memudahkan untuk mulai memilih di mana lagi perusahaan Anda dapat memperoleh manfaat dari otomatisasi. Anda dan staf Anda mungkin perlahan-lahan mengembangkan sikap “ke mana selanjutnya?” dalam otomatisasi. Pada tahap ini, bukan ide yang buruk untuk memiliki beberapa ahli otomasi yang siaga.
Kesimpulannya
Sembilan puluh sembilan persen pemimpin bisnis merangkul manfaat otomatisasi menurut survei yang dilakukan oleh KRC Research. Namun, ada risiko, itulah mengapa disarankan untuk memulai otomatisasi dengan bit terkecil atau tugas paling berulang yang Anda miliki. Jangan menyerahkan file aman Anda ke tangan perangkat lunak yang tidak Anda percayai. Masalah keamanan adalah yang paling mendesak dalam otomasi bisnis karena dapat menghancurkan perusahaan. Sebelum menggunakan perangkat lunak apa pun, harap baca tentang perusahaan tersebut, dan pastikan Anda aman.
