Kesederhanaan adalah kunci manajemen proyek yang praktis dan efektif. Seringkali perencanaan dan pemantauan mengambil kursi belakang ketika Anda terburu-buru untuk melaksanakan dan melaporkan hasil. Jika Anda merencanakan pekerjaan Anda sebelumnya, Anda dapat menghemat waktu dan tenaga yang digunakan untuk melaksanakan tugas di jam kesebelas.
Jangan khawatir! Saya menyebutkan beberapa langkah sederhana untuk memulai dan melaksanakan proyek Anda secara efektif sehingga Anda dapat memberikan pekerjaan berkualitas tepat waktu.
1. Tentukan Tujuan Proyek Anda
Hal pertama. Untuk memastikan Anda berhasil dalam menjalankan semua tugas Anda, Anda perlu menentukan tujuan proyek Anda. Identifikasi tujuan akan membantu Anda dalam menggambar peta jalan. Untuk mencapainya, Anda perlu tahu:
Siapa Pemangku Kepentingan Anda?
Sebuah proyek menjadi sukses hanya jika semua kebutuhan pemangku kepentingan terpenuhi. Pemangku kepentingan adalah orang-orang yang secara langsung atau tidak langsung terpengaruh oleh proyek. Mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan Anda mungkin memerlukan penelitian, tetapi itu akan sepadan dengan usaha karena Anda akan dapat mencoret daftar orang yang terlibat dengan hasil akhirnya. Dalam sebuah proyek, pemangku kepentingan dapat menjadi pelanggan yang menginginkan proyek selesai, sponsor proyek, atau manajer proyek.
Apa Kebutuhan Mereka?
Dengan daftar pemangku kepentingan di sisi Anda, Anda dapat bekerja untuk mengidentifikasi kebutuhan mereka. Pada setiap tahap proyek, pemangku kepentingan akan memiliki seperangkat persyaratan yang berbeda. Oleh karena itu, penting untuk memenuhi kebutuhan mereka secara efektif di setiap tahap pengembangan proyek.
2. Pecahkan Proyek Anda Menjadi Daftar Kiriman
Catat semua kiriman atau tugas yang harus diberikan kepada anggota tim tertentu pada tenggat waktu. Pastikan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap kiriman. Jika Anda bekerja untuk pihak ketiga, pastikan pengiriman Anda sudah diatur dengan benar sehingga Anda tidak akan menyelesaikan proyek.
3. Bentuk Tim dan Bicarakan Proyek dengan Mereka
Setelah Anda menentukan tujuan proyek dan menggambar peta jalan, langkah selanjutnya adalah membentuk tim. Identifikasi manajer proyek, perencana proyek, dan anggota tim yang memiliki keahlian yang diperlukan. Delegasikan pekerjaan dengan rasa memiliki dan kebebasan. Adakan pertemuan awal dengan tim Anda dan buat mereka mengetahui agendanya. Tanyakan apa pendapat mereka tentang proyek dan hasil kerja. Anda juga dapat menggunakan perangkat lunak manajemen proyek yang berbeda untuk memastikan bahwa semua anggota tim Anda berada di halaman yang sama. Jika Anda menerapkan pendekatan yang tepat, Anda akan memenangkan setengah pertarungan, begitu saja!
4. Identifikasi Risiko
Untuk menjalankan proyek dengan sukses, penting untuk menentukan risiko yang terlibat. Pikirkan semua situasi seperti krisis – apa yang akan Anda lakukan jika sesuatu membutuhkan waktu lebih lama dari yang diharapkan? Bagaimana jika biaya keseluruhan proyek jauh lebih banyak daripada yang Anda perkirakan? Bagaimana jika ada aliran informasi yang tidak tepat?
Dalam semua situasi seperti itu, jika Anda tidak memiliki tindakan tertentu, Anda pasti akan dikutuk. Duduklah bersama tim Anda dan buatlah rencana mitigasi risiko. Gambarlah log pekerjaan sederhana yang membantu mengidentifikasi risiko yang terlibat dan bagaimana Anda bisa menguranginya. Percayalah kepadaku; rencana mitigasi risiko menyelamatkan Anda dari kejutan di saat-saat terakhir.
Kesimpulan
Rahasia manajemen dan pelaksanaan proyek yang efektif terletak pada tetap terorganisir dan berkomunikasi secara efektif dengan kolega Anda. Ini juga melibatkan kemampuan pengambilan keputusan yang tepat waktu untuk mengarahkan proyek ke jalur yang benar. Tentukan tujuan proyek, bagi proyek menjadi tonggak sejarah, dan kerjakan dengan antusias ke arahnya. Ambil pembelajaran utama dari proyek sebelum menutup dan manfaatkan pada proyek yang akan datang. Semua yang terbaik!
